As duas portas convergem na ocorrência: fato, evidência e ciência reunidos em um só registro, em Ocorrências. Sem lastro, evidência vinculada e data de ciência, o fato não avança para processo.

A caixa de triagem de Ocorrências organiza o que ainda depende de decisão:

• A triar: ocorrência com prova mínima anexada, aguardando decisão de encaminhamento.
• Aguardando prova ou saneamento: sem prova não há decisão válida.
• Encaminhada: triagem concluída, seguindo para o PAS ou para o encaminhamento interno.
• Encerrada: regularizada ou arquivada, apenas para consulta.

O processo administrativo sancionador (PAS), em Processos Sancionatórios, segue oito fases determinísticas do sistema: instauração, defesa, instrução, relatório, dosimetria, decisão, recurso e registro da sanção. Dentro delas, os portões abaixo travam o avanço sem o requisito correspondente.

1. 1. InstauraçãoO despacho de instauração validado formaliza o PAS e define fase, prazo e responsável inicial.
2. 2. ComissãoImpedimento e inidoneidade exigem comissão de dois ou mais servidores estáveis (art. 158); servidor em estágio probatório não compõe.
3. 3. Intimação e ciência da infraçãoA intimação dá ciência da infração ao fornecedor ou licitante; sem data de ciência registrada, o prazo de defesa não corre.
4. 4. DefesaPrazo definido pelo regulamento do ente, contado da ciência. O piso legal é de 15 dias úteis, para multa (art. 157) e para impedimento ou inidoneidade (art. 158).
5. 5. Instrução e alegações finaisProvas, diligências e alegações finais completam o conjunto antes do relatório.
6. 6. RelatórioO relatório conclusivo enfrenta a defesa ponto a ponto, sem substituir a decisão da autoridade.
7. 7. Análise jurídicaObrigatória quando a sanção em tese for declaração de inidoneidade, antes da decisão (art. 156, §6º).
8. 8. DosimetriaNatureza, gravidade, dano e atenuantes definem a sanção. A multa fica entre 0,5% e 30% do valor do contrato (art. 156, §1º e §3º), com base corrigível pela Selic e memória de cálculo gravada.
9. 9. DecisãoA autoridade competente decide; para inidoneidade, a competência é exclusiva de ministro, secretário ou autoridade máxima da entidade (art. 156, §6º).
10. 10. Intimação da decisãoRecurso (art. 166) em 15 dias úteis para advertência, multa e impedimento; pedido de reconsideração (art. 167), exclusivo da inidoneidade. Ambos com efeito suspensivo (art. 168).
11. 11. Decisão de recursoPode manter, reformar (a sanção estruturada muda, com histórico preservado) ou anular o ato recorrido.
12. 12. Registro e publicaçãoInscrição em CEIS/CNEP em até 15 dias úteis (art. 161) e publicação da decisão encerram o processo.

Quando o descumprimento sugere falha interna de acompanhamento (ausência de fiscal, pagamento sem cumprimento, prazo perdido), o sistema gera encaminhamento de gestão em Encaminhamentos Internos, não um PAS. É alerta de gestão e dever de agir, registrado em linguagem condicional, sem concluir culpa funcional de servidor. Apuração funcional, se necessária, corre fora do sistema.

Autoridade competente e comissão processante não são perfis de acesso separados. São funções atribuídas, em Acessos, a um usuário existente, conforme o regulamento do ente.

• Prescrição em 5 anos da ciência da infração (art. 158, §4º), interrompida pela instauração do PAS.
• Prazos do rito contam em dias úteis ou corridos conforme o regulamento do ente; o regulamento só pode ser mais favorável ao administrado, nunca abaixo do piso legal.